Kontaktskjemaet sier sendt – har henvendelsen kommet frem?
Ingress: En bekreftelse på nettsiden er bare ett kontrollpunkt. For å undersøke om kontaktskjemaet fungerer, må dere følge en testmelding frem til riktig mottaker og kontrollere at svaret kommer tilbake. Her er en enkel fremgangsmåte dere kan bruke sammen med nettsideleverandøren.
Hva betyr egentlig «sendt»?
Spør leverandøren hva som må ha skjedd før nettsiden viser bekreftelsen. Er henvendelsen lagret, lagt i en kø for utsending eller overlevert til en e-posttjeneste? Dette er ulike hendelser.
Også e-posttjenestens status trenger en forklaring. Postmark beskriver for eksempel «Delivered» som at mottakerens e-postserver har akseptert meldingen. Den kan fortsatt være stanset i videre kontroll eller ikke lagt i innboksen. Statusen bekrefter heller ikke at noen har lest den. Andre leverandørers statusnavn må sjekkes i deres dokumentasjon. Kilde: Postmark.
Skill derfor mellom tre spørsmål: Tok nettsiden imot henvendelsen? Kom meldingen frem? Ble den fulgt opp?
Avtal testen før dere sender
Velg én person som sender, og én som kontrollerer mottaket. Bruk en e-postadresse dere selv disponerer som avsender, og avtal hvilken innboks som skal motta henvendelsen. Hvis skjemaet oppretter en sak i et kundesystem, må noen også ha tilgang til å kontrollere den.
Bruk oppdiktet innhold uten kundeopplysninger. Merk meldingen tydelig, for eksempel «Avtalt skjematest 19.09 – A». Dette er et konstruert eksempel på merking, ikke en gjennomført test. Avtal hvor lenge dere skal vente før manglende mottak registreres som et avvik; riktig tidsgrense avhenger av løsningen.
Følg meldingen helt frem til svar
- Send fra den vanlige nettsiden. Bruk skjemaet slik en besøkende ville gjort. Noter sideadresse, tidspunkt med tidssone, enhet og testmerke. Kontroller mobilvisningen også dersom dere tester fra en datamaskin først.
- Les bekreftelsen. Ta vare på teksten og eventuell referanse. Den bør forklare hva som har skjedd. En lovet svartid må være noe bedriften faktisk kan følge opp. W3C anbefaler tydelige tilbakemeldinger om både vellykket innsending og feil. Kilde: W3C.
- Finn samme melding hos mottakeren. Søk etter testmerket i riktig innboks. Se også i søppelpost og eventuell karantene. Kontroller at navn, adresse og meldingstekst er riktige. Hvis løsningen skal lagre en sak, sjekk at den finnes og er tildelt rett mottaker.
- Svar fra den normale arbeidsflaten. Kontroller hvilken adresse svaret går til, og bekreft mottak i testavsenderens innboks. Da får dere undersøkt om henvendelsen faktisk kan besvares.
- Avtal oppfølging. Noter hvem som har ansvar når den vanlige mottakeren er borte, og hvem som får beskjed dersom utsending feiler. Et teknisk mottak uten en ansvarlig medarbeider er ikke en ferdig arbeidsprosess.
Bruk ett testark for hele forløpet
Dette er en foreslått arbeidsmal. Tomme felt er ikke testresultater.
| Kontrollpunkt | Fyll inn observasjonen |
|---|---|
| Sideadresse, enhet og nettleser | … |
| Testmerke og tidspunkt med tidssone | … |
| Bekreftelse og eventuell referanse | … |
| Forventet mottaker og avtalt ventetid | … |
| Funnet i innboks, søppelpost eller karantene | … |
| Sak lagret og tildelt, hvis relevant | … |
| Svar mottatt av testavsender | … |
| Avvik, ansvarlig og dato for ny kontroll | … |
Hvis meldingen mangler
Gi leverandøren testmerket, tidspunktet og observasjonene. Be dem følge den samme henvendelsen gjennom nettsiden, eventuell utsendingskø og e-posttjenesten. Be om det siste bekreftede steget og eventuell feilmelding. Unngå mange nye innsendinger før dere vet hva som skjedde med den første.
Hvis e-posttjenesten viser akseptert levering, trenger mottakerens e-postansvarlige ofte å undersøke videre. Hvis meldingen aldri kom til e-posttjenesten, må feilsøkingen starte tidligere i forløpet.
Be også om kontroll av avsenderoppsettet. SPF og DKIM er metoder for å kontrollere avsenderdomene og signering; DMARC knytter slike kontroller til domenet i den synlige avsenderen. Googles veiledning skiller mellom krav til alle avsendere og masseutsendere. Riktig oppsett er viktig, men gir ingen garanti for plassering i innboksen. Kilde: Google.
En ny e-postutvidelse eller endring av domeneinnstillinger er derfor noe leverandøren bør vurdere ut fra funnene.
Kontroller feilbeskjeden også
Prøv en tom obligatorisk opplysning eller en ugyldig e-postadresse. Forklarer skjemaet hvilket felt som må rettes, og hvordan? Kan det fullføres med tastaturet? W3Cs veiledning beskriver hvordan feil kan knyttes til de aktuelle feltene og gjøres forståelige. En slik enkel gjennomgang erstatter ikke en full tilgjengelighetstest. Kilde: W3C.
Hvis dere vil undersøke hva som skjer ved feil i selve utsendingen, avtal en kontroll i et testmiljø med leverandøren. Ikke koble fra e-posttjenesten på den offentlige nettsiden for å fremprovosere en feil.
Gjør kontrollen til en rutine
Gjenta testen etter endringer i skjemaet, nettsidens drift, e-posttjenesten eller mottakerne. Avtal i tillegg et intervall ut fra hvor viktig skjemaet er for virksomheten. Én vellykket test dokumenterer det konkrete forløpet dere undersøkte, ikke all fremtidig levering.
Forventet resultat er et utfylt testark: Dere kan følge testmeldingen fra innsending til svar, eller peke på hvor undersøkelsen må fortsette. Ta med dette grunnlaget til leverandøren. Digital Flow arbeider med webutvikling, integrasjoner og drift, og en konkret observasjon gjør det lettere å avgrense hjelpen dere trenger.